Archivierung

Die Eingabe der Leistungen, egal ob mobil oder stationär, findet in einem Zeitkorridor statt, d.h. Es ist möglich, Daten in einem bestimmten Zeitraum zu ändern, zu löschen oder zu ergänzen. Ist der Eingabezeitraum vorbei, müssen die Daten so archiviert werden, daß sie weiterhin einsehbar sind und zu Auswertungen dienen können, eine Änderung, Manipulation oder Löschung der Daten darf aber nicht mehr stattfinden. Um genau dieser Aufgabe zu entsprechen, wurde das Archivmodul programmiert. Es Archiviert die Daten der Vergangenheit in PDF-Dateien und ermöglicht die zusätzliche Bestätigung der archivierten Leistungen durch den betreffenden Mitarbeiter.

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Abb. Prinzip der Archivierung als Zeitstrahl

Die Archivierung selbst kann mittels zweier Mechanismen vorgenommen werden: vollautomatisch vom Server für alle betreffenden Mitarbeiter und manuell von einem administrativen Mitarbeiter. Die vollautomatische, serverbasierende Archivierung sucht alle betreffenden Mitarbeiter aus dem Gesamtdatenbestand der eingegebenen Leistungen des betreffenden Zeitraumes heraus und erzeugt eine Liste, die Mitarbeiter für Mitarbeiter abgearbeitet wird. Für jeden Mitarbeiter wird dabei eine eigene PDF-Datei angelegt, die alle im Zeitraum für diesen Mitarbeiter dokumentierten Leistungen enthält. Erfaßt werden ebenfalls Zeitpunkt, Leitungsbezeichnung und der betreffende Heimbewohner, an dem die Leistung vollbracht wurde. Aufgrund der zugrundeliegenden Granularität der Leistungsdefinition und der Erfassungsqualität können sich damit Leistungskataloge von mehreren Hundert Seiten pro Mitarbeiter und Monat ergeben.
Das Ergebnis der Leistungsarchivierung kann im Formular “Archiv-Manager” eingesehen werden. Dieses Formular ist unter “Verwaltung/Leistungs-Archiv” erreichbar:

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Abb. Formular “Archiv-Manager”

Hier befindet sich auf der linken Seite die Liste der Mitarbeiter, für die im oben ausgewählten Monat Leistungen dokumentiert wurden. Ist das Archiv bereits angelegt, erscheint in der Spalte “Archiv” ein grünes Häkchen, existiert kein angelegtes Archiv, erscheint ein roter, durchgestrichener Kreis. Der Leistungsblock jedes Mitarbeiters kann einzeln archiviert werden. Dies geschieht durch Auswahl des Mitarbeiters in der Liste (Zeile wird blau) und nachfolgendes Betätigen des Buttons “Archivieren”.

Da die Zusammenstellung der Daten etwas dauern kann, wird folgendes Formular angezeigt:

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Abb. Archivierungsvorgang

Nach erfolgreichem Abschluß des Archivierungsvorganges wird auf der rechten Seite eine Dateivorschau der erstellten Archivdateien angezeigt.

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Abb. Archiv-Vorschau

Die Erstellung eines Archivs für den betreffenden Mitarbeiter/Zeitraum hat zur Folge, daß die Daten innerhalb der Leistungseingabeformulare zwar noch sichtbar, nicht jedoch änderbar sind. Sie werden dort mit einem “A” für Archiv gekennzeichnet.

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Abb. Leistungsmarkierung “Archiv”

Der Versuch, diese Leistung zu ändern oder zu löschen führt zu folgendem Hinweis:

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Abb. Bearbeitungshinweis

Jeder Mitarbeiter kann seine Archivdaten mit Hilfe der Eingabe seiner PIN bestätigen. Dies geschieht im Archivmanager mit Hilfe der Funktion “Leistungen bestätigen”. Das folgende Eingabeformular fordert zur Eingabe der persönlichen PIN des Mitarbeiters auf, nach erfolgreicher Eingabe erhält der Archiveintrag unter “Best.” (Bestätigung) ein grünes Häkchen.

Die Archivierung kann durch die Funktion “Archiv löschen” rückgängig gemacht werden, mit der Löschung des Archivs wird zwar eine Dateneingabe oder Korrektur ermöglicht, die Bestätigung des Mitarbeiters geht hierdurch aber verloren.