Planung

Dateneingabe

Das Dateneingabeformular für die Dienstplanung wird durch das Hauptmenü und die Funktion “Dateneingabe/Dienstplan” erreicht.


Abb. Aufruf Dateneingabe/Dienstplan

Das Dateneingabeformular “Dienstplanung” ist ähnlich anderer Eingabeformulare vertikal in mehrere Funktionsbereiche unterteilt. Im oberen Bereich befindet sich die Menüzeile. Über diese werden die Druckfunktionen und, sofern die Benutzerrechte dazu existieren, die Stammdaten erreicht. Direkt unter der Menüzeile befindet sich die Anzeigeauswahl. Sie ermöglicht die Umschaltung zwischen den Planungsanzeigen Tag, Monat und Jahr. Abhängig von der gewählten Anzeige wird der Planungskopf mit seinen Anzeigeparametern für die gewählte Ansicht dargestellt. Hier erfolgt die Anzeigeparametrierung des direkt darunter befindlichen Datenbereiches.

Die Monatsplanungsansicht zeigt den Dienstplan analog zu einem Papierbasierenden Plan als Tabelle an. Die Anzeige der Mitarbeiter erfolgt in der Sortierreihenfolge der Dienststellungen und der Nachnamen. In der zweiten Spalte wird die zugehörige Dienststellung angezeigt. Die Anzahl der nächsten Spalten ist abhängig von der Anzahl der Tage des im Auswahlbereich gewählten Anzeigemonats. Jeder Tag des Monats stellt hier eine eigene Spalte dar, in der die Planungsdetails dargestellt werden. Am Ende der Zeile steht das Planungsergebnis. Dies ergibt sich aus:

Planungsergebnis=(Übertrag aus Vormonat + Planungsergebnis + Planungskorrektur)-errechnete Sollzeit

Wird die Zeile ausgewählt (ausgewählte Zeilen sind blau), so werden die Planungsdaten “Übertrag”, “Soll” und “IST” detailliert dargestellt. Die komplette Aufstellung des Planungsergebnisses lässt sich durch Rechtsklick auf den Namen des Mitarbeiters einsehen.


Abb. Planungsergebnis-Übersicht

Um eine Planung durchzuführen ist das zu planende Detail aus der Detailliste zu wählen. Die Detailliste wird dich Betätigen des rechts oben befindlichen Pfeils geöffnet.


Abb. Detailauswahl

Die geöffnete Detailliste enthält die aktuell gültigen, planbaren Details, deren Bezeichnung und deren Dauer. Bei Auswahl eines Details wird die Auswahlliste geschlossen und im Kopfbereich des Planungsformulars erscheint das Symbol des soeben ausgewählten Plandetails.


Abb. ausgewähltes Plandetail

Wird nun ein Kästchen innerhalb des angezeigten Plans geklickt, so wird das ausgewählte Plandetail im Dienstplan verankert, egal welcher Eintrag sich aktuell im Plan befindet. Der geplante Dienst kann per rechtem Mausklick eingesehen werden.


Abb. Details des geplanten Dienstes

Beim Planungsvorgang kommt eine Besonderheit dieses Planes zum Tragen, der Planstand.
Um Dokumentationssicherheit zu erhalten wird die Planung jedes Tages archiviert. Die Planung kann nur verändert werden, wenn als Planstanddatum der aktuelle Tag gewählt ist. Somit ist der Zustand der Planung für jeden beliebigen Tag wie bei einem nach dem Datum der Ablage sortierten Stapel Papier. Das Durchblättern des Stapels entspricht der der Änderung des Planstanddatums. Die Änderung kann aber nur auf dem obersten Blatt vollzogen werden. Nichtveränderte Daten aus anderen Planungsdaten scheinen durch den Stapel durch. Die Position innerhalb des Stapels wird durch das Planstanddatum repräsentiert. Die Einträge, die am aktuellen Tag geplant sind werden durch Umplanungen überschrieben, ältere Einträge bleiben in allen “älteren” Ansichten erhalten.

 


Abb. Planstand

Die Plandetails, die an dem ausgewählten Planstanddatum geplant wurden, zeigen am unteren Rand ein kleines rotes „P“. Beim Durchblättern des Planstandes kann somit der Planungszeitpunkt jedes Details genau betrachtet werden.


Abb. Planstanddetail

Links neben dem ausgewählten Plandetail befindet sich die Löschfunktion. Ist diese gewählt, so wird jeder Planungseintrag mit dem aktuellen Planstand gelöscht, zum Vorschein kommt der Eintrag, der vor der aktuellen Planung getätigt wurde. Sowohl beim Planen als auch beim Löschen werden die Ist-Zeiten und die resultierende aus „Soll-“ und „Ist-“ Zeiten aktualisiert. Da die Monatsplanung unter Umständen nicht aufgeht (Summe der „IST“-Planungen stimmt nicht mit der Sollzeit überein) wird ein Übertrag erzeugt, der den Anfangsplanungsstand für den nächsten Monat bildet. Dieser Übertrag wird in der aus gewählten Planungszeile rechts unten rot dargestellt.


Abb. Dateneingabe Dienstplan

Die Überträge sind korrigierbar, d.h. um entschuldigte Fehlzeiten oder abgegoltene Überstunden „ausbuchen“ zu können, kann der Übertrag durch zusätzliche manuelle Einträge erweitert oder gekürzt werden. Dies geschieht mittels des Formulars „Übertrag“, ausgewählt aus der Menüzeile des Planungsformulars. Das Übertragsformular wird mit den Parametern „Mitarbeiter“ und „Jahr“ der aktuellen Dienstplanansicht geöffnet und zeigt auf der linken Seite die kumulativen Werte der Monate des gewählten Jahres und auf der rechten Seite die Details zum ausgewählten Monat.


Abb. Übertragsverwaltung

 

Parallelplanung

Der oben beschriebene Mechanismus zum gleichzeitigen Sichtbarmachen bestimmter Mitarbeiter an bestimmten Tagen und bestimmten Bereichen (Springerverwaltung) stellt den für den betreffenden Tag geplanten Dienst in unterschiedlichen Bereichen dar. Die Flexibilisierung der Arbeitszeit brachte die Notwendigkeit, Dienste an ein und demselben Tag in unterschiedlichen Zeitkorridoren und unterschiedlichen Bereichen zu planen. So sollten Mitarbeiter in Bereich A morgens einen Teildienst über 2 Stunden leisten und mittags in Bereich B einen weiteren Teildienst über 3 Stunden und nachmittags nochmals eine Stunde in Bereich C.  Dies ist mit der Springerverwaltung nicht zu realisieren, da es nur möglich ist, eine Planung pro Tag für einen bestimmten Mitarbeiter zu tätigen- Die Definition eines solchen zeitlich sehr komplexen Dienstes (und seiner örtlichen Staffelung) war mit den bis dahin etablierten Mechanismen einfach nicht realisierbar.

Wenn von der Sicht des Bereiches (und somit in den meisten Fällen des Planers) ausgegangen wird, dann wäre die Planung der innerhalb dieses Bereiches zu tätigenden Teildienste bei gleichzeitiger kollisionsvermeidender Koordination mit andern Bereichen der richtige Ansatz zu Lösung. Für jeden teildienstleistenden Mitarbeiter existieren dann so viele Teilpläne, wie es Bereiche gibt, auf denen diese Dienste abzuleisten sind. Dieses Prinzip wird von der Parallelplanung appliziert.  Es werden so viele Parallelplanungen für einen Mitarbeiter erzeugt, wie tageszeitlich unabhängige Teildienste für ihn geplant werden sollen.

Zusammenfassend nachfolgend nochmals die Gegenüberstellung der Planungsarten.

Da per Rechentechnik Verwaltungsaufgaben ja nur nachempfunden sind und der ursprüngliche Verwaltungsakt ohne weiteres „per Papier“ nachbildbar ist, stellt die normale Planung einfach nur die Erstellung eines einzelnen Dienstplanes dar.


Abb. normale Planung


Abb. Springerplanung

Die Erstellung eines Springerbasierten Planes kopiert die für den Springerbereich relevanten Daten auf einen neuen Plan, sodass zwar die ursprünglichen Dienstplandaten erhalten bleiben, auf dem Springerplan aber nur die für den Bereich relevanten Daten erscheinen:


Abb. Parallelplanung

Der Vergleich mit dem Papiermodell würde hier die Erstellung von beliebig vielen Einzelplänen bedeuten, die den Bezug zum realen Mitarbeiter besitzen. Dieser Bezug kann im Planungsformular dargestellt werden, ist im Menü die Funktion „Parallelplanung“ ausgewählt, so wird der Dienstplan in zwei vertikale Teile unterteilt, im oberen Teil wird die originäre Planung für den ausgewählten Bereich dargestellt, im unteren Bereich die Liste der Parallelplanungen für den oben ausgewählten Mitarbeiter.

Abb. Planungsanzeige mit Parallelplanung

In der Ansicht „Parallelplanungen“ lassen die sie Planungsdetails eines Bereiches komplett auf andere Parallelplanungen kopieren. Dies kommt einer Weitergabe eines Dienstplanes eines bestimmten Bereiches in einen anderen Bereich gleich. Die Kopierfunktion ist dabei durch Rechtsklick auf den Namen der Parallelplanung erreichbar:


Abb. Kopie der Planung in eine Parallelplanung

Planstatus

Da die Entwurfsphase des Dienstplanes einige Zeit in Anspruch nehmen kann, ist es für nichtplanende Mitarbeiter, die den Plan einsehen können nicht ersichtlich, dass sich der Plan noch im Entwurf befindet und finale Form und Inhalt noch nicht erreicht hat. Um die Planungsphase als solche zu markieren wurde dem Plan der mögliche Status „Entwurf“ hinzugefügt. Diesen Status hat jeder neue Monat von sich aus, der Planer muss nach Abschluss seiner Planung im folgenden Formular seine „finale“ Version mitteilen:


Abb. Planstati

Dies geschieht durch das Entfernen der Statusinformation „Entwurf“ mit einfachem Klick auf das Häkchen-Symbol der betreffenden Monatszeile.